Die „Heimatbasis“ ist eine zentrale Anlaufstelle im Heimatland, wo der Reisende in notwendigen oder schwierigen Situationen Hilfe durch die Familie und/oder Freunde erhält. Diese Anlaufstelle ist während eines längeren Auslandsaufenthaltes extrem wichtig. Das gilt zum Beispiel, wenn Hilfe oder Unterstützung bei Behörden, Ämtern, Versicherungen, Geld-/Kreditinstituten oder dem Postversand notwendig werden. Dabei reicht es nicht aus, nur eine Generalvollmacht und/oder Patientenverfügung zu erstellen und mit einer Vertrauensperson zu besprechen und zu übergeben. Es müssen noch viele andere Punkte und Informationen bereitgestellt werden. Außerdem kommt erschwerend hinzu, dass eine Vollmacht immer je nach Lebenssituation, Familie und Freundeskreis, Vertrauens- und Beziehungsverhältnis sowie Art der Reise individuell erstellt und von beiden Seiten (Vollmachtgeber und Bevollmächtigter) abgestimmt werden muss. Ein einfaches Standardformular für jene Vollmacht/en ist in der Regel unzureichend und deckt nur einen geringen Teil der eigenen Lebenssituation ab.
Mit meinem Auslandsaufenthalt von 1-2 Jahren und das Bereisen über mehrere Kontinente habe ich mich in meiner Situation für ein Ordner-System in digitaler Form und Papierform entschieden, was über zwei Personen abgesichert ist. Das System beruht auf einer Generalvollmacht, Steuervollmacht, Kontovollmachten und Patientenverfügung, die u. a. einen ersten und zweiten Bevollmächtigten beinhalten. Im Falle einer Unterstützung greift immer nur der erste Bevollmächtigte, der Untervollmachten oder komplett die Vollmacht an den zweiten Bevollmächtigten abgeben kann. Dies tritt nur ein, wenn der erste Bevollmächtigte aus gesundheitlichen oder anderweitigen Gründen die Vertretung bzw. Betreuung nicht wahrnehmen kann. Beide Bevollmächtigten können somit nicht gleichzeitig agieren (Vermeidung von Streitigkeiten und/oder Meinungsverschiedenheiten).
In meinem Ordner-System sind die Vollmachten nur ein kleiner aber extrem wichtiger Teil. Die „Heimatbasis“ benötigt über den Reisenden aber auch noch viele weitere Informationen, wie zum Beispiel:
- Kontaktinformationen (Webseite, Telefonnummern, Mail, Skype…)
- Checklisten (z.B. Was muss nach der Weltreise im Heimatland erledigt werden?)
- Reiseroute und Stationen mit allen Tickets (Flüge, Mietwagen, Rundreisen…)
- laufenden Einnahmen und Ausgaben im Heimatland
- eingerichtete Daueraufträge und Lastschrifteinzugsermächtigungen
- Geld-/Kreditverträge (Auflistung aller Konten mit Karten und Sperrnummern)
- Versicherungsverträge mit Tarif, Vertragsnummer, Leistungen und Notrufnummer (Versicherungsschein mit Bedingungen)
- Kopie aller wichtigen Reisedokumente
- aktuelle Passfotos
- letzter Arbeitgeber
- letzter Vermieter
- usw.
Mein Ordner-System besteht aus folgenden Kapiteln und Unterlagen:
- Überblick bzw. Einstiegsdokumente
- Kontaktdaten
- laufenden Einnahmen und Ausgaben im Heimatland
- Auflistung aller Konten mit Karten und Sperrnummern
- Auflistung aller Versicherungsverträge mit Tarif, Versicherungsnummer und Sperrnummern
- Checklisten jeglicher Art
- Unterlagen zum Autoverkauf
- Passfotos und Kopien aller wichtigen Dokumente
- Geburtsurkunde
- Personalausweis
- Reisepass mit Visa
- Führerschein
- internationaler Führerschein
- internationaler Impfausweis
- Blutspender-Pass
- Versichertenkarte von der Krankenkasse
- Versicherungen zu allen Verträgen
- Auslandskrankenschutz
- private Haftpflicht- und Unfallversicherung
- Krankenkasse
- Fotoversicherung
- Deutscher Alpenverein
- Vollmachten (Ablage bei jedem Bevollmächtigten)
- Generalvollmacht
- Steuervollmacht
- Patientenverfügung
- Schreiben und Nachweise von der Agentur für Arbeit
- Bewilligungs- und Aufhebungsbescheid
- Veränderungsmitteilung
- Aufhebungsvertrag
- Arbeitszeugnis
- Lohnsteuernachweise für 2015 und 2016
- Einkommenssteuererklärungen
- Mietvertrag und Schlüssel für meinen Lagerraum
- Rechnungen und Nachweise
- Impfungen
- Technik (Fotoausrüstung, Laptop, Smartphone…)
- Tickets (Flüge, Mietwagen, Rundreisen…)
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